ペーパーレス化で書類整理の改善提案事例

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ペーパーレス化で書類整理の改善提案事例

事務所というと改善提案するところは無いと思われがちですが、どっこい事務所内でも改善するところはいっぱいあります。今回はペーパーレス化での職場改善事例をご紹介します。

「職場改善前の課題」
事務所では毎日、見積書や発注書など多くの伝票発行が行われています。

その書類は今まで印刷してある程度溜まるとファイルにまとめて倉庫に保存していました。

保存が必要な書類は毎日、50枚程度を発行しており、月の発行部数は1000枚を超えるほどでした。

何かあると前に発行した書類を探すのも一苦労で探すための時間は月にすると10時間くらい要していることが分かりました。

「職場改善の取り組み事項」
印刷しないようにPDF化を教育しどうしても紙にしなければならない書類はドキュメントスキャナーを導入し活用、FAXするのもいちいち紙を印刷しないようにプリンターのファックス機能をする教育をするよう改善提案しました。
  ドキュメントスキャナーとは
紙をファックスのように読み込ませることでスキャンするスキャナー。

PFU製スキャンスナップやキヤノン製のイメージフォーミュラなどが有名。

1分間で数十枚の連続スキャンもでき、ボタンひとつで紙をPDFファイルに変換することができます。
「改善に取り組む問題点」
１．IT化するにも疎く積極的でない事務員で書類は全て紙が基本という既成概念で固められていた職場を変えなければならない。

２．ドキュメントスキャナーを使うのが面倒というネガティブな意見。

３．客先も紙で提出されるのが当たり前だと思っている。

「改善取り組む問題の解決方法」
１．ペーパーレス化することによりISO14000などの環境マネジメントの改善活動に貢献と説得。
２．書類整理が無くなり、探す作業もいらないとペーパーレス化の改善効果を説明

３．客先に説明し、どうしても書面で必要なものだけは紙にし、あとはPDFファイルでいいと了承をもらう。

「改善前と改善後の比較」
改善前 改善後
書類は全て紙印刷
保存が必要な書類は50枚/日
印刷し倉庫にて保管。
 発行する書類は、PDF化した。
ファックスは紙に印刷してからファックスしていた。 プリンターのファックスドライバーを事務員のPCにインストールし使うように教育し、紙にせずPDFファイルにしてからPCから直接ファックスするようにした。
わざわざ立ってファックスまで行かずに机上で行えるので楽で時短に成功。
書類整理
書類整理は月一でまとめて倉庫まで持って行き保管していた。
 外付けハードディスクを利用し共有化してPDFにした書類は全て外付けHDに保存。
机上で行えるようにした。
書類捜索
トラブルがあると倉庫まで行き、書類を捜していた。保管量が多いため非常に時間がかかっていた。
 PDFファイルのファイル名を工夫し、すぐに目的の書類を探せるようになった。

ファイル名の付け方ルール
見積の場合
見積書、顧客名、型式、日付
「見積・●●社・ABC01・130208」
こうすることで、第3者でもすぐに見つけられるようになった。

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 「職場改善の効果」
・ドキュメントスキャナー購入費用
５万円

・PDF変換ファイルソフト
フリーソフトのため無料

・ペーパーレスファックス
もともとプリンターについていた機能を活用

・外付けハードディスク
1万円程度

合計6万程度

改善前 改善後
印刷した紙
月1000枚程度*0.45円（A4）=450円/月
 印刷物は1/10になった
45円/月
トナー
カラー印刷　100枚/月*＠30円＝3000円
白黒印刷　　900枚/月*＠8.5円＝7650円
合計10,650円/月
 トナー
1/10となり
1065円/月
書類整理
月1回程度/1時間＝＠1500/ｈ
 書類整理
特になし
書類捜索
捜索が発生すると2時間位
 書類捜索
捜索時間は1分程度
総合
1ヶ月/12,600円
 総合
1ヶ月/1110円
改善前の価格12,600円円-改善後の価格1,110円＝11,490円/月
（捜索時間は入れてありません）

一ヶ月で11,490円の改善効果があり、年では137,880円の効果となります。

この改善事例では倉庫スペースの削減や事務所の整理整頓の効果もあります。
ISOなどの環境マネジメントの活動にも貢献しています。

こちらの改善も改善前は操作が面倒とかいう意見がありましたが、元々難しい操作などは無く、慣れるのも早かったです。

ドキュメントスキャナーが1台しかないので余っているPCをドキュメントスキャナー用にしてみんなで共有したことで余計な投資が省けたことも大きいです。

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