無料スカイプビデオ通話で出張経費改善事例

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長期プロジェクトのため毎月の数度ある打ち合わせのための出張。毎月1，2回、東京で打ち合わせをしていたが1回の出張で２名から３名の出張経費がかかる。
移動時間もかかるので１〜２日が潰れてしまい、その分プロジェクトも遅れてしまう。
そこで出張を極力抑えるため導入されたのが無料通話のスカイプだ。スカイプのビデオ通話機能を使っての出張経費改善事例をご紹介します。

「職場改善前の課題」

・仕事の依頼先が遠方で打ち合わせのため、どうしても出張しなければならない。
・長期プロジェクトのため出張は月/1、２回、日帰り又は宿泊で出張するため経費がかかる。
・担当者が説明のために出張するため、開発案件が出張のため進まない。

「出張改善の取り組み事項」

どのくらいの出張経費を使っているか現状調査を行った。

新潟市から東京までの出張旅費は日帰りで約２万円、宿泊の場合、パックで２３０００円/１名かかるので
月１回日帰り出張、月１回の宿泊出張で計算すると月の出張経費は１人当り５万円以上かかる。

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新幹線を使わずに安い高速バスも検討したが、便数、事故率、時間などを考慮すると結果的に新幹線を使った出張が一番メリットがあることがわかった。   出張そのものを無くすためビデオ会議システムの導入を行う。   ビデオ会議システムにもいろいろあり専用システムの場合、イニシャル費のほか月々の使用料もかかる場合がある。   機器を一通り揃えると２０万〜５０万円の費用がかかる。

「改善に取り組む問題点」

1.ビデオ会議システムは高額である。
2.ビデオ会議システムだと相手も同じようにシステムを導入してもらわなければならない。
3.出張を全てビデオ会議対応にすると顧客との距離感が遠くなってしまうという意見もあった。

「改善取り組む問題の解決方法」

1、2.ビデオ会議システムを導入コストは１年で元が取れる計算だが、他社との会議となると他社にも用意してもらわなければ意味が無い。
　そこで社内にあるiPadを利用してスカイプビデオ通話を提案し、客先も何十万もするシステムではなく安価なWEBカメラ、マイクでソフトも無料となれば喜んで快諾してもらった。
（相手がWEBカメラやマイクが用意できない場合、提供も検討していました）

3.出張を減らすことにより顧客との関係が疎遠になる対策としては、２ヶ月で3〜4回の出張打ち合わせを4回に1回は今まで通り訪問して行うようにした。

「改善前と改善後の比較」

改善前	改善後
月１〜２回の打ち合わせのため東京まで出張	会社にあるiPadを利用しスカイプでビデオ通話による会議で対応
行き帰りの交通時間は5時間	ビデオ会議なので交通費や時間はかからない。
出張費削減のため出張人員を抑えていた。	スカイプのビデオなので大人数ではちょっと会議しづらいが、必要な時に一番詳しい人間を呼び出して参加させるように改善できた。

「スカイプのビデオ通話による職場改善提案の効果」

ビデオ会議による出張費削減改善の効果としてはリスク”０”、投資”０”で出張費を確実に抑えることができた。

経費削減の効果だけでなく、社内のIT技術活用の意識が高まった。懸念されていたお客さんとの距離間ですが、PCの前（ipadを横に置いている）であれば気軽に顔を見れるようになり、1週間に何度も顔を見ながら打ち合わせができるようになり、意思の疎通が正確になり、業務がスムーズになった。
疎遠どころか逆に今まで以上にやり取りができるようになった。
またスカイプは無料なので電話代も減り、思わぬところで節約効果がでてきている。

今後はスカイプのプレミアムアカウントを利用して２拠点だけでなく３拠点以上の同時会議も検討している。

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「管理人コメント」

私もこの記事を編集しながらiPadによるビデオ通話を試してみました。
今から５年位前でしょうか？WEBカメラを買ってきてPCに繋いでスカイプのビデオ通話をやったことがあるのですが相手の動きがカクカクしていてビデオ会議にはちょっと厳しいなと感じたことがありました。
しかしiPadで試してみると！びっくりです。
当時のPCスペックや回線の高速化もあり、普通に話もできて声の遅れも感じません！
これで無料なので絶対お得です。しかもiPadではマイクもWebカメラも要りません。それでも聞き取りやすく話しやすいですね。
社内にいるときやWi-Fiが使える環境であれば、Wi-Fiで接続するので尚GOODです。

ちなみにスカイプのビデオ通話は無料アカウントだと２拠点でしか通話できませんが、月額4ユーロ位のプレミアムアカウントであれば２５人まで同時に話ができるようです。
本居地をプレミアムアカウントにしてそこにビデオ会議メンバー（無料アカウント）を繋ぎこめばいいので非常にお得ですので是非お試しください。

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